Wie man größere virtuelle Veranstaltungen erfolgreich durchführt

1. Planen Sie erst die Konferenz

Was genau soll stattfinden? Referate oder Podiumsdiskussionen? Gibt es Arbeitsgruppen oder parallele Vorträge? Ein- oder mehrtägig? (Kostenpflichtige) Anmeldung oder offenes Format? Soll es eine virtuelle Messehalle mit Informationsständen geben oder sollen informelle (Video-)Chats zwischen Teilnehmern in den Pausen möglich sein? Wie informieren sich die Teilnehmer über die Angebote und stellen sich ihre eigene Konferenz-Agenda zusammen? Wie erhalten Teilnehmer die Zugangsdaten zu den Vorträgen? Sollen Erinnerungs-Mails oder Browser-Push-Nachrichten versendet werden, wenn Sessions starten? Welche Art von Reporting über Teilnehmeraktivitäten möchten Sie für Marketing und Vertrieb erhalten?
Planen Sie erst das eigentliche Event so detailliert wie möglich– daraus ergeben sich die Anforderungen an das virtuelle Format.

2. Wählen Sie die passende Plattform

Nachdem das Konferenz-Format definiert ist, wählen Sie eine passendes Online-Conferencing-Lösung aus. Je nach Anforderung können auch „normale“ Webinar-Tools ausreichen, die um spezialisierte Softwarelösungen ergänzt werden. Eventuell werden aber zusätzliche Lizenzen und/oder Premium-Accounts benötigt, wenn Sie parallele Sessions abhalten möchten. Nutzen Sie bei der Evaluierung die Expertise von Beratungsunternehmen wie Publicare, die Sie auch beim Einladungsmanagement und der Videodokumentation unterstützen können.

3. Unterschätzen Sie nicht den Personalaufwand

„Wir haben einen Moderator, der kann sich auch gleich um die Technik kümmern“ – bitte nicht! Teilnehmer, Referenten und Moderatoren sind mit der Konferenz ausgelastet. Mindestens eine klar definierte Person sollte sich ausschließlich um die Technik kümmern, idealerweise für jeden Raum eine Raumverantwortliche, die durchgehend an der Konferenz teilnimmt. Tipp: Mehrere Räume auf einem Rechner in mehreren Browserfenstern zu beobachten ist nicht empfehlenswert. Lassen Sie lieber mehrere Laptops parallel laufen.

4. Vorbereitung ist das A und O

Fangen Sie nicht zu spät an. Investieren Sie ausreichend Zeit in die Planung und Abstimmung mit allen Beteiligten. Probeläufe helfen dabei, Fehlerquellen aufzudecken – und notfalls fehlende Funktionalitäten durch eine zusätzliche Lösung zu ergänzen. Gerade wenn Vorerfahrungen fehlen, ist außerdem eine Generalprobe sehr hilfreich. Spätestens hier wird nochmal deutlich, wie wichtig ein gutes und abgestimmtes Zeitmanagement bei allen Beteiligten ist. Bereiten Sie sich auch auf Risiken vor: Wer tut was, wenn etwas schiefläuft?

5. Bereiten Sie auch die Referenten vor

Nicht nur die Event-Manager müssen mit ungewohnter Technik und neuen Herausforderungen umgehen – auch die Referenten stehen vor dieser Aufgabe. Kommunikations-Coach Anna Bernhardt (http://annabernhardt.de) rät dazu, im Vorfeld mit allen Referenten Probe-Präsentationen durchzuführen: mit genau den Geräten, die auch beim Live-Event zum Einsatz kommen. So können sie Fragen zur Technik stellen und Probleme im Vorfeld lösen – nicht erst dann, wenn mehrere hundert Leute dabei zusehen. Praxisbeispiel: Ist man über das eingebaute Mikrofon überhaupt gut zu verstehen und sind die Notizen aus dem eigenen Präsentationsprogramm sichtbar, wenn die Präsentation am Bildschirm geteilt wird?

6. Visuelle Präsenz und Gelassenheit

Neben den „harten“ Fakten (funktioniert die Technik oder nicht) sollten bei der Vorbereitung auch weiche Faktoren berücksichtigt werden: Sind die Referenten am Heimarbeitsplatz gut ausgeleuchtet? Wurde das zur gleichen Tageszeit getestet wie später beim Live-Vortrag? Soll ein virtueller Hintergrund eingeblendet werden? Spiegelt die Brille? Und wie gehe ich damit um, wenn bei mir oder den Teilnehmern doch etwas nicht klappt? Die Redner mögen perfekte Inhalte abliefern – helfen Sie Ihnen dabei, diese online perfekt rüberzubringen. Wir entwickeln mit Kommunikations-Coach Anna Bernhardt gerne individuelle Leitfäden und Schulungen für Ihre Vortragenden.

7. Klären Sie die Details vorab

Auch nach der grundlegenden Planung werden immer wieder neue Fragen auftauchen. Erstellen Sie einen Regieplan, der festlegt, wann der Moderator an die Vortragenden übergibt, welcher Sprecher wann im Videobild zu sehen ist und wer wann stummgeschaltet wird. Wer sammelt die Fragen im Chat, antwortet und wählt die Fragen aus, die in der Q&A-Runde gestellt werden? Welche anderen Interaktionsmöglichkeiten wie z.B. Umfragen gibt es für die Teilnehmer und wer aktiviert diese? Was soll geschehen, wenn ein Vortragender überzieht oder sogar früher als geplant fertig wird? Je besser Sie solche Dinge im Vorfeld festlegen, desto entspannter läuft das virtuelle Event. Behalten Sie sich aber vor, in der Praxis dann vom eigenen Regelwerk abzuweichen (siehe Punkt 9).

8. Fehler passieren – sollten aber schnell abgestellt werden

Irgendwas geht immer schief. Ein konstantes Monitoring hilft, Fehler frühzeitig zu entdecken und abzustellen. Zum Beispiel wechselte bei einer Konferenz ein Referent in der Pause in eine kleinere Video-Chatgruppe – das Privatgespräch war aber für alle zu hören, die sich in den Haupt-Konferenzraum eingewählt hatten. Wichtig war, dass dies vom technischen Betreuungsteam sofort bemerkt und beendet wurde. Praxistipp: Eine parallele Chatgruppe mit Technik und Moderatoren hilft bei der schnellen Abstimmung.

9. Seien Sie flexibel

Innovativ sein heißt auch, Kompromisse einzugehen. Vielleicht kann nicht alles 1:1 umgesetzt werden wie bei einer traditionellen Konferenz. Sehen Sie dabei auch die Chancen: Teilnehmer können viel flexibler Räume wechseln, sich tiefergehend informieren oder in aufgezeichneten Sessions vor- und zurückspringen. Bei der Durchführung wird immer etwas passieren, was eine schnelle Reaktion verlangt – und wenn der Referent plötzlich offline ist, muss der Moderator einspringen und vielleicht einen anderen Beitrag vorziehen.

10. Nach der Konferenz ist vor der Konferenz

Holen Sie sich Teilnehmerfeedback ein. Besprechen Sie die Erfahrungen – positive wie negative – in Ihrem Team. Was können Sie nächstes Mal noch besser machen, wo werden zusätzliche Ressourcen benötigt, auf was kann eventuell verzichtet werden?