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Online-Meetings und Webinare für B2B-Unternehmen
Die Coronavirus-Epidemie hat das Thema Online-Meetings auf der Agenda vieler Unternehmen ganz weit nach oben gebracht – aus dem einfachen Grund, dass Offline-Meetings in Pandemiezeiten kaum möglich sind. Aber es waren nicht gesundheitliche Bedenken, weshalb sich Webmeetings in den letzten Jahren immer weiter verbreitet haben. Schließlich ist Webex bereits vor 20 Jahren erfolgreich an die Börse gegangen. Seitdem ist eine Flut neuer Tools auf den Markt gekommen, die es Organisationen erschwert, die passende Lösung für ihre Anforderungen zu finden und die digitale Transformation nicht nur zu bewältigen, sondern als Chance zu nutzen.
Webmeeting, Webcast oder Webinar? Zoom, GoToMeeting oder Microsoft Teams? Leider lautet die Antwort auf die Frage „Welches Online-Meeting-Tool ist für uns das richtige?“: „Es kommt darauf an!“ – Geht es um die interne Abstimmung von Mitarbeitern im Home-Office oder an unterschiedlichen Standorten, um Präsentationstermine bei Kunden, Neukunden-Akquise oder Vertriebstermine? Welche Plattform für welchen Anwendungsfall geeignet ist, zeigt dieser Leitfaden.
Die Welt der Online-Meetings
Es gibt zahlreiche Formen virtueller Meetings und dementsprechend dienen auch die Online-Meeting-Tools unterschiedlichen Zwecken und erfüllen verschiedene Anforderungen. Im Folgenden haben wir Online-Meeting und -Event-Tools in Kategorien eingeteilt, um zu verdeutlichen, welche Form der Web-Collaboration möglich ist und welche Plattformen dafür geeignet sind. Die Abgrenzung zwischen den Kategorien ist allerdings nicht immer passgenau zu den funktionalen Zuschnitten der Lösungen: Manche Anbieter bündeln unterschiedliche Funktionen in einer Plattform oder fügen sie (wie bei Microsoft Teams) in eine ganze Produktwelt ein.
Instant Messaging-Services
Instant Messenger dienen der informellen internen Eins-zu-Eins- oder Gruppenkommunikation per Text-, Audio- und Video-Chat und zum Austausch von Dokumenten. „Informell“ bedeutet, es müssen keine Termine oder Meetings anberaumt werden. Jeder ist prinzipiell für jeden jederzeit verfügbar – eingeschränkt nur durch Abwesenheitszeiten und der internen „Konkurrenz“ um verfügbare Zeiten für Chats und Meetings. Damit ersetzen und bündeln Instant Messaging-Plattformen den relativ unstrukturierten Austausch in der alltäglichen Zusammenarbeit, der ansonsten persönlich „face-to-face“ oder auch per E-Mail und Telefon abläuft. Sobald größere Gruppen oder externe Teilnehmer zur virtuellen Besprechung eingeladen werden sollen, stoßen die meisten Instant Messaging-Lösungen allerdings an ihre Grenzen.
Beispiele für Chat-Plattformen: Slack, Google Chat bzw. Google Meet oder Microsoft Teams
Web-Meeting-Software
Online-Meeting-Software organisiert formelle Meetings; in ihrem Zentrum steht die Möglichkeit, Bildschirminhalte (z. B. Präsentationen) vom PC eines Moderators oder Teilnehmers auf den Monitoren der anderen Teilnehmer zu übertragen. Ergänzt wird diese Fähigkeit durch integrierte Audio-, Video- und Textchat-Funktionalität. Die Meetings sind meist terminiert, können aber auch „ad hoc“ stattfinden, und sind für eine im Wesentlichen geschlossene Gruppe bestimmt, die sich aus internen und externen Teilnehmern zusammensetzen kann. Diese klassischen Online-Meetings ersetzen das nicht minder klassische Offline-Meeting, worunter beispielsweise auch Kundentermine fallen können.
Prominente Beispiele für Online-Meeting-Lösungen sind LogMein GoToMeeting, Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet und Cisco Webex.
Virtuelle Whiteboard-Lösungen
Whiteboard-Lösungen machen Teamarbeit in Echtzeit sichtbar und ermöglichen z. B. das gemeinsame Schreiben und Zeichnen auf einer Tafel oder das Anpinnen von virtuellen Post-Its auf einer gemeinsamen Arbeitsfläche. Sie werden vor allem für Brainstormings, Planungs-Meetings, Gruppenarbeiten und interaktive Trainings genutzt. Häufig werden sie in Kombination mit einer Web-Meeting- oder einer Online- Trainings-Software eingesetzt, da diese meist nur weniger mächtige Whiteboard-Features integriert haben.
Beispiele für gängige Whiteboard-Lösungen sind Miro, Mural und Milanote.
Webinar- und Online-Training-Tools
Webinare (= Web + Seminar) richten sich an Kunden oder Interessenten, die sich über eine persönliche Einladung oder einen Link dafür registrieren. Webinar-Lösungen fokussieren entsprechend auf den „1-to-many“-Vortrag mit Präsentationsmodus, Webcam- und Screensharing. Die Teilnehmer können während der Präsentation über Text-Chat Feedback geben, sind in der Audio-Konferenz aber zumeist stummgestaltet. Eine gute Webinar-Software bietet eine breite Palette an spezifischen Funktionen, z. B. Erinnerungs-E-Mails an angemeldete Teilnehmer, eine Webinar-Landingpage mit Themenbeschreibungen und Login-Funktion sowie Feedbackkanäle wie Umfragen, Abstimmungen oder moderierte Fragerunden. In Webinaren arbeitet der Veranstalter in der Regel mit verteilten Rollen: ein Organisator kann mehrere Referenten oder Moderatoren einladen, ihren Ton, Kamera und Bildschirm zu teilen und die Beantwortung des Teilnehmer-Feedbacks managen. Webinare ersetzen Konferenzen und Präsentationen, ob intern, im Vertrieb oder für Kunden-Schulungen. Bei guter Bewerbung des jeweiligen Webinars eignen sie sich hervorragend zur Akquise von Neukunden.
Eine Spezialform sind Tools für Online-Trainings, also virtuellen Unterricht (Virtual Classroom). Bei diesen Tools gibt es mehr interaktive Elemente wie Testformate und Feedback-Optionen sowie integrierte Zahlungsabwicklung für Kursgebühren und die Ausstellung von Teilnahmezertifikaten. In sog. „Breakout-Rooms“ können Schulungsteilnehmer in Kleingrupppen an Themen arbeiten und das gelernte vertiefen.
Beispiele für Webinar-Plattformen sind Zoom Webinar, GoToWebinar und Cisco Webex; bekannte Online-Training-Lösungen sind GoToTraining, Cisco Webex Training, Blackboard Learn, Saba und Moodle.
Webcasts
Der Begriff Webcast besteht aus Web und Broadcast– eher „Live-TV“ als „Online-Meeting“. Bei Webcasts handelt es sich entweder um Live-Web-Events, die zu einem festen Termin stattfinden oder um aufgezeichnete Webinare, die on-demand abgerufen werden können. Bei Webcasts steht nicht die Interaktion mit den Teil-nehmern im Vordergrund, sondern die Präsentation vor einem großen Publikum (1-to-very-many). Gedacht sind sie für größere anonyme Zielgruppen wie bei einem Messeauftritt oder einer Produktpräsentation. Organisator und Moderator führen durch das Programm und können flexibel ihre Bildschirme, Kameras und Ton teilen und vorbereitete Videos abspielen. Als Webcast können Live-Videos mit z. B. Produktvorführungen oder Interviews mit Experten online bereitgestellt werden. Webcasts sind nicht nur günstiger als aufwändig produzierte Werbe-Videos, sie wirken auch authentischer und sind ein effektives Mittel zur Lead-Generierung. Sie können frei zugänglich für alle bereitgestellt werden oder eine Registrierung der Teilnehmer erfordern.
Eine Spezialform der Webcasts sind Hybrid-Events: Veranstaltungen mit analo-gen und digitalen Komponenten wie z.B. einem Vortrag vor Publikum, das durch Applaus und Fragerunde auf die Präsentation reagieren kann. Der Vortrag wird direkt gestreamt (meist mit einigen Sekunden Verzögerung) oder on-demand bereitgestellt.
Bekannte Webcast-Angebote sind z. B. GoToWebcast, Microsoft Teams Live Events bzw. Microsoft Stream, ON24 und Samba Live
Virtual Events
Virtuelle Events sind sozusagen die Königsklasse der Online-Collaboration: Online-Veranstaltungen, die ähnlich wie bei einem örtlichen Kongress oder einer Messe eine große Zahl von Messeständen, Präsentationen, Sessions und Interaktionsformate gebündelt unterstützen. Virtuelle Messen finden zu festen Terminen statt, Vorträge und Diskussionen folgen einer festen Agenda, die den Teilnehmern ermöglicht, gezielt Themen zu besuchen und mit den Vortragenden zu interagieren. Moderatoren führen die Besucher durch das virtuelle Event, welches an die Stelle eines realen Events tritt.
Beispiele für virtuelle Event-Tools: Expo-IP, Ubivent, Inxpo, Bizzabo
Auswahl des passenden Anbieters
Auf der Suche nach einer passenden Plattform ist es wichtig, die Eigenschaften und Schwerpunkte der verschiedenen Lösungen richtig einschätzen zu können. Welche Funktionen und Möglichkeiten beinhalten sie, wozu sind diese da und wie wichtig sind sie für ihre Organisation? Sie müssen außerdem entscheiden, ob Sie einen „Best of Breed“-Ansatz verfolgen möchten und z.B. das jeweils beste Angebot in seiner Lösungskategorie lizenzieren. Oder ob Sie bei der Funktionstiefe Abstriche machen möchten und eine Software mit großer Funktionsbreite wählen, die möglichst viele der oben genannten Einsatzszenarien bedienen kann. Auch gibt es große Unterschiede zwischen den Anbietern bei den Integrationsmöglichkeiten mit ihrer Marketingautomations- und CRM-Lösung. Ihr Vertrieb wird wahrscheinlich sehr daran interessiert sein, neue Interessenten, die sich zu einem Webinar angemeldet haben, direkt im CRM-System zu finden – zusammen mit den Fragen, die der Lead während des Events gestellt hat. Ihre Marketingabteilung hat bestimmt Interesse daran, dass die Einladungen zu den Events komfortabel und CI-konform kanalübergreifend ausgesteuert werden können. Ihre Mitarbeiter möchten ein web-basiertes Werkzeug, das durch einfache und intuitive Handhabung besticht.
Professionelle plattformunabhängige Dienstleister wie Publicare unterstützen Unternehmen dabei, die zahlreichen Anbieter zu durchleuchten und das passende Angebot für Ihre Anforderungen zu identifizieren. Zudem bieten wir umfassende Services rund um die Planung, Bewerbung, Vorbereitung und Durchführungen von Online Meetings, Webinaren, Webcasts und virtuellen Events aller Art.