Online-Meetings und Telefonkonferenzen in Zeiten von Corona: Worauf es bei der Auswahl ankommt

Sieben cloudbasierte Webkonferenz-Services im Test

Im Zuge der Corona-Epidemie ist die geschäftliche Kommunikation in allen Bereichen stark eingeschränkt. Aufgrund von Vorsichtsmaßnahmen und der „sozialen Distanzierung“ rund um COVID-19 arbeiten viele nun durchgehend im Home Office. Wichtige Vor-Ort-Besprechungen und Face-to-Face-Meetings zwischen Mitarbeitern sowie mit Partnern, Kunden und Dienstleistern lassen sich durch einfache Telefonate nur unzureichend kompensieren. Unternehmen sehen sich gezwungen, eine schnelle und möglichst einfache Lösung für Audio- und Video-Calls sowie Webmeetings zu finden.

Bei Publicare haben wir 2003 begonnen, Besprechungen mit Kunden, Lieferanten sowie in unserem räumlich immer schon verteilten Team als Online-Meetings zu führen und  haben die Entwicklung des Marktes intensiv verfolgt. Hier kommen unsere aktuellen Empfehlungen für alle Organisationen, die jetzt schnell eine praktikable und zuverlässige Lösung benötigen, um vom Home Office aus zusammen zu arbeiten.

Der Markt bietet Dutzende von allesamt marktgängigen Tools – das macht die Auswahl nicht einfach. Zuletzt hat unsere Vergleichsplattform Einschätzungen zu 22 verschiedenen Anbietern präsentiert. In Zeiten von Shutdown, Quarantäne und millionenfachem Home Office fehlt aber die Zeit für einen breiten Benchmark. Deshalb zeigen wir Ihnen in diesem Leitfaden die wichtigsten Kriterien, die Ihre zukünftige Webmeeting-Lösung erfüllen sollte, und stellen Ihnen in kompakter Form die sieben Anbieter vor, die diese Anforderungen nach unserer Einschätzung am besten erfüllen.

Was muss eine Video-Meeting-Plattform leisten, wenn fast alle im Home Office arbeiten?

• Support für Video, Audio bzw. Telefonkonferenz über Computer sowie nationale Telefoneinwahl aus allen größeren Industrieländern, Bildschirmübertragung (Screen Sharing) und Text-Chat
• Meeting-Teilnahme über native App für Windows, MacOS, Android sowie iOS und iPadOS (Installation und Ausführung ohne Admin-Rechte) oder browserbasiert über einen WebRTC-fähigen Browser wie Chrome
• Übergabe der Moderatorenrolle an andere Teilnehmer, damit sie Inhalte auf ihrem Bildschirm teilen können
• Delegation der Kontrolle über eigene Maus- und Tastatur an andere Teilnehmer
• Zeichenwerkzeuge, um auf dem übertragenen Bildschirm Inhalte zu markieren oder zu visualisieren
• Optionaler Passwort-Schutz für den Zutritt ins Meeting
• Personalisierter Meeting-Raum mit individueller URL und fester Meeting-Raum-ID
• Aufzeichnung von Meetings und Teilen der Aufzeichnung
• Integration in Microsoft Outlook (Office 365)
• Hoher Verbreitungsgrad – so erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass externe Teilnehmer die Anbieter-Apps entweder schon einmal genutzt haben und mit der Benutzeroberfläche des Tools vertraut sind
• Global verteilte cloud-basierte Server-Infrastruktur, so dass auch bei dem derzeit massiv erhöhten Internet-Traffic Online-Meetings unterbrechungsfrei und in hoher Übertragungsqualität stattfinden

Wie hoch ist die Belastung für Ihre IT?

Alle unten vorgestellten Lösungen sind cloudbasiert, sie werden also nicht auf Ihren Unternehmensservern installiert. Das bedeutet: Sie können auch ohne IT-Support eingerichtet und genutzt werden, was die derzeit ohnehin schwer beschäftigten IT-Teams entlastet. Organisationen mit aufwändigen Audit-Prozessen und großen Bedenken gegenüber externen Cloud-Lösungen sollten sollten angesichts des akuten Handlungsdrucks pragmatisch prüfen, inwieweit sie grundsätzliche Vorbehalte zurückstellen können.

Was sind Ihre Ansprüche an datenschutzkonforme Online-Kommunikation?

Alle hier beschriebenen Software-Lösungen lassen sich in bezug auf die rechtlichen Anforderungen in Deutschland (inbes. DSGVO) datenschutzkonform einsetzen. (Hinweis: Unsere Einschätzung beruht auf den verfügbaren Geschäftsbedingungen und Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung [Data Processing Agreements]; sie stellt keine Rechtsberatung dar, zu der wir nicht autorisiert sind.) Für Anwender, die zusätzlich Wert auf einen Anbieter mit Hauptsitz in Deutschland legen, können Blizz von TeamViewer, Mikogo oder Fastviewer (auch als OpenScape Web Collaboration von Unify vertrieben) interessant sein.

Was sind Ihre konkreten Bedürfnisse für Webmeetings?

Wofür benötigen Sie die Lösung genau? Möchten Sie interne Meetings mit mehreren Personen halten? Wollen Sie per Videokonferenz externe Dienstleister, Kunden und Interessenten erreichen? Oder eine Mischung aus beidem? Wenn Sie spezifische Funktionen benötigen, schauen Sie sich die vorgestellten Tools genau an, bevor Sie eines davon abonnieren. In jedem Fall empfehlen wir die Nutzung einer Software, die Video-Calls unterstützt. Denn vor allem in Zeiten langer Isolation im Home Office und sozialer Distanzierung ist es hilfreich, Kollegen und Partner zu Gesicht zu bekommen.

Reicht für Videokonferenzen nicht auch die unternehmensinterne Collaboration-Plattform?

Wenn Sie bereits jetzt wissen, dass Sie ausschließlich interne Besprechungen zwischen zwei oder einer Handvoll von Personen unterstützen möchten, lohnt sich ein Blick auf klassische Collaboration-Tools. Slack ist hierfür das bekannteste Beispiel. Mit diesen Tools hat jede*r im Team komfortabel im Blick, welche Kolleg*innen aktuell erreichbar sind, und kann diese direkt per Chat, Audio- oder Video-Call kontaktieren. Auch lässt sich flüssig zwischen Video, Telefonkonferenz und Screen Sharing hin- und herwechseln. Sobald Sie eine größere Gruppe oder externe Teilnehmer in Ihre virtuelle Besprechung einladen möchten, stößt ein Tool wie Slack allerdings an seine Grenzen und es empfiehlt sich, nach einer klassischen Online-Meeting-Lösung zu suchen.

Unsere Auswahlliste für Online-Meetings in Zeiten von Corona

Web-Meeting-Anbieter im Überblick – unsere Einschätzung

BlueJeans

• Gehört zu den jüngeren Anbietern für Online-Konferenzen; aufgeräumtes, modernes Interface
• Ist in den letzten Jahren stark gewachsen; in Europa allerdings noch nicht so weit verbreitet
• Zeichnet sich durch eine gute Audio-Qualität aus
• Beim Teilen des Bildschirms sehr klare Kontrollbuttons, die ins Auge fallen
• Einzigartig ist die Funktion des Whiteboards, das jeder bei Bedarf aufrufen kann, um Anmerkungen visuell zu unterfüttern
• Ein ggf. verwirrendes Detail: Wird das Whiteboard plötzlich von anderen Teilnehmern als vom Moderator genutzt, beendet dies automatisch die Bildschirmfreigabe des Moderators

Cisco Webex

• Gerade in großen und mittelständischen Firmen sehr weit verbreitet; in den 2000er Jahren globaler Marktführer nach Marktanteilen. „Setzen wir ein Webex auf“: In vielen Organisationen war die Cisco-Plattform jahrelang ein Synonym für „Online-Meetings“
• Unserer Erfahrung nach funktional nicht ganz so zuverlässig wie beispielsweise Zoom oder GoToMeeting
• Die Video-Wiedergabe von externen Webcams erscheint in unseren Tests je nach Modell und Betriebssystem zuweilen fehlerhaft
• Angesichts des aktuellen Handlungs- und Zeitdrucks erscheint problematisch, dass neue Accounts nicht über einen automatisierten Prozess eröffnet werden können, sondern von Cisco manuell freigeschaltet werden – und dies kann gerade jetzt dauern.

Google Hangouts Meet

• Ausschließlich als Teil des Google GSuite-Pakets buchbar, d. h. inklusive Googles Office-Programmen
• Wer bereits das GSuite-Paket nutzt, muss für Google Hangouts Meet keine weiteren Gebühren zahlen
• Auf PCs und Laptops mit den klassischen Betriebssystemen Windows, MacOS und Linux nur im Webbrowser Chrome nutzbar (sowie per Support Plug-in in Internet Explorer)
• Enge Integration mit Gmail, Google Calendar und anderen Tools aus der GSuite
• Wenn Sie die GSuite noch nicht nutzen, ist die Einrichtung aufwändig und nicht ohne technischen Support machbar, da z. B. Ihre Organisations-Domain verifiziert werden muss

LogMeIn GoToMeeting

• Als Spin-Off der Remote-Desktop Software GoToMyPC bereits 2004 auf den Markt gekommen – ein echter Veteran, aber ständig weiterentwickelt und nach wie vor modern
• Seit Herbst 2019 im neuen Gewand und mit neuen Funktionen wie Sprachbefehlen und einem datensparenden „Pendlermodus“
• Wir bei Publicare nutzen GoToMeeting selbst seit vielen Jahren und haben damit insgesamt sehr gute Erfahrungen gemacht
• Zuverlässige SaaS-Infrastruktur und sehr gute Kompressionsalgorithmen
• Dynamische Anpassung von Auflösung und Kompressionsrate der Video-Wiedergabe und Bildschirmübertragung je nach Internet-Bandbreite für jeden Teilnehmer

Microsoft Teams

• Nachfolger von Skype for Business (hervorgegangen aus dem Re-Branding von Microsoft Lync, d. h. der technische Unterbau ist ein anderer wie bei der Endanwender-Plattform Skype)
• Wer ein Office 365-Abonnement hat, verfügt bereits über Microsoft Teams! Wenn nicht bereits geschehen, lassen Sie es sich in diesem Fall einfach von Ihrer IT freischalten.
• Umgekehrt gilt: Wer kein Office 365-Abo hat, für den dürfte die technische Einführung zu zeitraubend und kompliziert sein, wenn man am Ende (erst mal) nur auf „Teams“ abzielt
• Wer seinen Teilnehmer die Möglichkeit geben will, sich telefonisch einzuwählen, braucht ein kostenpflichtiges Add-On.
• Für Bildungseinrichtungen und Privatanwender ist das Tool während der Corona-Krise kostenlos

TeamViewer Blizz

• Der Anbieter aus Göppingen ist mit der Remote-Support-Plattform „TeamViewer“ Weltmarktführer
• Erlaubt bis zu 25 Teilnehmer und das Aufzeichnen von Webmeetings
• Überrascht in den kleineren Tarifen mit niedrigen Lizenzkosten, allerdings mit Abstrichen in puncto Funktionalität
• Im Praxistest gab es Verzögerungen bei der Video-Übertragung, das Bild fror oft ein
• Attraktives und intuitives Interface
• Teilnehmer haben die Möglichkeit, mit Pfeilen auf Teile eines geteilten Bildschirms zu zeigen

Zoom

• Technologisch vergleichsweise junge Plattform; kam erst deutlich nach WebEx und GoToMeeting auf den Markt
• Als SaaS-Plattform für Video-Meetings vom Verbreitungsgrad her inzwischen vermutlich gleichauf mit Webex und GoToMeeting
• Pionier in der Bereitstellung einer Webkonferenzlösung, die sich in klassische H.323- und SIP-basierte Videokonferenzlösungen integrieren lässt
• Während bei anderen Lösungen bei Eintritt in den Meeting-Raum Webcam und Mikrofon zunächst „stummgeschaltet“ sind und vom Teilnehmer aktiviert werden müssen, sind diese bei Zoom standardmäßig angeschaltet – und müssen aktiv abgestellt werden, wenn man z. B. sein Videobild nicht übertragen möchte
• Die Video-, Audio- und Bildschirmwiedergabe war in unseren Tests trotz der hohen Systembelastung qualitativ einwandfrei

Eine Frage des Geldes: Concurrent Users vs. Named Users

Gerade in Zeiten von COVID-19 sehen sich viele Firmen gezwungen, auf Sparkurs zu gehen. Hier ist wichtig zu wissen: Nicht für jeden Teilnehmer an einem Online-Meeting müssen Sie eine Lizenz der jeweiligen Softwarelösung erwerben, sondern nur für diejenigen Mitarbeiter*innen, die Webkonferenzen als Moderatoren aufsetzen und steuern. Für eingeladene Teilnehmer – ob intern oder extern – erfordert das Video-Meeting weder eine Lizenz noch ein Kundenkonto und ist damit kostenfrei.

Allerdings bieten alle Anbieter, die wir hier vorstellen, ausschließlich sogenannte „Named User“-Lizenzen an. Das bedeutet: Für jedes Teammitglied, das in der Lage sein soll, ein Webmeeting zu organisieren, ist eine eigene Lizenz erforderlich. Das kann die Kosten schnell in die Höhe treiben.

An dieser Stelle ist es interessant, sich zu vergegenwärtigen, wie Meetings in der physischen Welt organisiert werden. Wenn auf einer Etage 100 Menschen arbeiten, sind deshalb nicht 100 Meetingräume erforderlich, sondern maximal fünf bis zehn. Nicht jeder, der ein Meeting organisieren will, hat seinen eigenen Besprechungsraum, sondern bucht einen der vorhandenen Meetingräume und lädt Teilnehmer dorthin ein. Beliebig viele Organisatoren können sich somit einen Meetingraum teilen, solange sie ihn nicht gleichzeitig belegen.

Die Lizenzverträge bilden diese Form der „sparsamen“ Raumnutzung der physischen Welt leider nicht ab. D. h. es ist zwar technisch möglich, dass sich mehrere Personen, die zu Online-Besprechungen einladen, einen Meeting-Raum mit fester URL und Meeting-ID teilen – solange zu einem Zeitpunkt immer nur ein Organisator eingeloggt ist und den Raum für ein von ihm gehostetes Web-Meeting nutzt (was man über eine entsprechende Ressourcenbuchung im Teamkalender sicherstellen könnte). Formaljuristisch ist dies von den Herstellerverträgen aber nicht vorgesehen, so dass kalkulatorisch cleveres Agieren in einer rechtlichen Grauzone stattfinden würde.

Da in der aktuellen Situation alle Online-Meeting-Serviceprovider einen extrem hohen Andrang verzeichnen, sollte man außerdem berücksichtigen, dass eine skalierbare Server-Infrastruktur mit guter Backbone-Anbindung und einer reaktionsschnellen 24/7 Systembetreuung ihren Preis hat. Unsere Empfehlung ist es daher, nicht unbedingt nach dem günstigsten Anbieter zu greifen. Mit Anbietern wie LogMeIn GoToMeeting und Zoom, die einen hohen Verbreitungsgrad und klaren Technologiefokus haben, fährt man nach unseer Meinung im Zweifelsfall besser, um sich ohne Einschränkungen online zu besprechen.

Sie haben sich entschieden – Was nun?

Wenn Sie wissen, mit welcher Lösung Sie starten möchten, empfehlen wir ein Vorgehen in drei einfachen Schritten:

1. Nehmen Sie den kostenlosen Test in Anspruch, den alle Anbieter für einen Zeitraum von 7 bis 30 Tage ermöglichen.
2. Buchen Sie nach Ablauf des Tests fürs Erste nur auf Basis eines Monatsabonnements – soweit verfügbar. Zwar hat das einen Aufpreis von 10 bis 20 Prozent gegenüber einem Jahresabonnement, dafür sind Sie aber flexibler, wenn Ihnen die Lösung nach längerer Nutzung doch nicht zusagt (oder Sie nach Abebben der Corona-Pandemie ihre virtuellen Meeting-Räume wieder aufgeben möchten).
3. Erst wenn Sie nach zwei bis drei Monaten sicher sind, dass sie die gewählte Lösung dauerhaft nutzen wollen, und wissen, welche Anzahl an Lizenzen Sie in der Praxis benötigen, stellen Sie auf einen kostensparenden Jahresvertrag um.